1. Identité du Responsable de traitement
ACA ASBL (ci-après également dénommée « nous ») respecte votre vie privée et s’efforce de traiter vos données à caractère personnel avec le soin et la confidentialité qui s’imposent à tout moment. Ce faisant, nous nous engageons à respecter à tout moment le Règlement général sur la protection des données ( « RGPD ») et les autres réglementations applicables.
ACA ASBL est une association sans but lucratif qui vise à proposer des services d’inspection de qualité. La présente Déclaration de confidentialité s’applique donc aux données à caractère personnel que nous traitons dans le cadre de ces activités en tant que responsable du traitement.
Vous trouverez toutes nos coordonnées ci-dessous et pouvez également nous contacter à tout moment via les coordonnées fournies pour toute question ou commentaire concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.
Nom et forme juridique : ACA asbl
Numéro d’entreprise : 0811.407.869
Siège social : Meensesteenweg 338, 8800 Roeselare, België
Adresse e-mail : privacy@acavzw.be
2. Que signifie « traiter des données à caractère personnel » ?
Le traitement de données à caractère personnel (ci-après « données ») comprend tout traitement de données permettant de vous identifier en tant que personne physique. Il peut s’agir, par exemple, de vos coordonnées ou de l’historique de vos commandes sur notre webshop. Pour savoir de quelles données il s’agit exactement, vous pouvez consulter la présente Déclaration de confidentialité. Le terme « traitement » est très large et couvre, entre autres, la collecte, le stockage, l’utilisation ou le partage de vos données avec des tiers. ACA ASBL traite vos données à caractère personnel uniquement dans le cadre de ses activités commerciales en tant qu’entreprise.
3. À qui et quand la présente Déclaration de confidentialité s’applique-t-elle ?
La présente Déclaration de confidentialité s’applique lorsque l’ASBL ACA est responsable du traitement de vos données. Cela signifie que l’ASBL ACA détermine à quelles fins (pourquoi) et par quels moyens (comment) vos données sont traitées.
Plus précisément, ACA ASBL agit en tant que responsable du traitement des données des personnes énumérées ci-dessous. Il s’agit de personnes qui ont appartenu à ces catégories dans le passé (par exemple, un ancien client) ou de personnes qui pourraient appartenir à ces catégories dans le futur (par exemple, un client potentiel) :
- nos clients, auxquels nous fournissons nos services ;
- nos partenaires commerciaux, qui nous aident dans l’exploitation de l’entreprise;
- les candidats à l’emploi qui nous soumettent leur candidature ;
- d’autres personnes qui nous contacteraient, par exemple après avoir visité notre site web.
Si l’une des entités susmentionnées est une personne morale, nous continuons à traiter les données de nos contacts au sein de ces entités et la loi sur la protection des données continue à s’appliquer.
4. Quelles données traitons-nous ?
Nous précisons ci-dessous les données que nous sommes susceptibles de traiter à votre sujet. En fonction de la situation spécifique, de vos préférences et de la manière dont vous nous contactez, nous ne traitons pas toutes les données ci-dessous vous concernant. Par souci de clarté, nous indiquons d’abord ci-dessous les données que nous traitons généralement pour tous nos contacts. Nous précisons ensuite les données que nous traitons en plus pour des catégories spécifiques de contacts, à savoir nos clients, nos partenaires commerciaux et les candidats à l’emploi.
4.1 Généralités
Pour tous nos contacts, nous pouvons traiter les données ci-dessous :
| Type de données | Exemples (non exhaustifs) |
|---|---|
| Données électroniques d’identification et d’utilisation | L’adresse IP, le type de navigateur, le type d’appareil que vous utilisez pour visiter notre site web et d’autres données d’utilisation pertinentes afin que le site web fonctionne et s’affiche correctement. Ces données sont traitées principalement par le biais de cookies. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez vous référer à notre Déclaration distincte sur les cookies. |
| Données d’identification | Une copie de votre carte d’identité (uniquement pour vérifier votre identité si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en tant que personne concernée en vertu du RGPD). |
| Coordonnées, historique des contacts et messages que vous laissez sur notre site web | Nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, communications envoyées et reçues (par exemple, e-mails, messages envoyés via le formulaire de contact de notre site web, lettres, etc.) |
| Images vidéo | Images capturées par des caméras de surveillance. |
4.2 Clients
Nous pouvons également traiter les données suivantes provenant de nos clients :
| Type de données | Exemples (non exhaustifs) |
|---|---|
| Données du compte | Les données de connexion à notre webshop, les données transactionnelles associées à ce compte. |
| Données et accords de paiement et de facturation | Coordonnées de la carte de paiement, numéro de compte bancaire, factures, devis et commandes (y compris celles passées par l’intermédiaire du webshop), accords signés. |
| Données relatives aux objets et appareils inspectés | Données sur la consommation des services publics (relevés de compteurs), numéros de série des appareils, rapports d’inspection… |
| Témoignages, citations et feedback | Testimonials écrits affichés sur notre site web. |
4.3 Partenaires commerciaux
Nous pouvons également traiter les données suivantes de nos partenaires commerciaux :
| Type de données | Exemples (non exhaustifs) |
|---|---|
| Données et accords de paiement et de facturation | Détails de la carte de paiement, numéro de compte bancaire, factures, accords signés, historique des transactions. |
| Feedback | Vos évaluations et expériences liées à notre coopération. |
4.4 Candidats à l’emploi
En outre, nous pouvons traiter les données suivantes concernant les candidats à l’emploi. Bien entendu, cela dépendra en grande partie des données que vous souhaitez vous-même nous fournir dans le cadre de votre candidature.
| Type de données | Exemples (non exhaustifs) |
|---|---|
| Détails personnels | Âge, sexe, date de naissance, nationalité. |
| Données relatives au travail | CV, formations, certificats et listes de crédits, compétences linguistiques, carrière professionnelle, publications. |
| Profil de personnalité | Lettre de motivation, loisirs, activités sociales, personnalité, notes d’entretien d’embauche. |
| Images et sons | Photos et images vidéo que vous nous fournirez vous-même dans le cadre de votre candidature. |
5. À quelles fins et sur quelles bases juridiques traitons-nous vos données ?
Nous ne traitons vos données qu’à des fins légitimes entrant dans le cadre de nos activités. Ce traitement est toujours fondé sur les bases juridiques énumérées dans le RGPD.
Par souci de clarté, nous résumons d’abord ci-dessous les finalités et les bases juridiques des traitements généraux effectués au sein de notre entreprise. Nous énumérons ensuite les opérations de traitement concernant des catégories spécifiques de contacts, plus précisément nos clients, nos partenaires commerciaux et nos candidats à l’emploi.
5.1 Généralités
Les processus de traitement ci-dessous sont potentiellement pertinents pour tous nos contacts.
| Finalité du traitement | Base juridique |
|---|---|
| Répondre à votre question lorsque vous nous contactez, si cela n’est pas (plus) encadré dans une relation existante, ancienne ou future potentielle avec vous en tant que client, partenaire commercial ou candidat à l’emploi, ou répondre à la question que vous nous posez via le formulaire de contact sur notre site web. |
Intérêt légitime Consentement si vous utilisez le formulaire de contact sur notre site web. |
| Fournir un site web techniquement solide en utilisant des cookies strictement nécessaires afin que nous puissions vous fournir un site web sûr et fonctionnant correctement. | Intérêt légitime |
| La sécurité de nos locaux et de notre matériel. | Intérêt légitime |
| Assumer nos obligations légales en tant qu’entreprise, telles que la protection des données et la fiscalité/comptabilité. | Obligation légale |
| Assurer la possibilité d’exercer ou de défendre les intérêts d’ACA ASBL en justice, et y procéder effectivement, si nous estimons que nos intérêts sont lésés et qu’une action en justice est imminente (par exemple, recouvrement judiciaire d’une facture impayée), ou si une action en justice devait être intentée contre nous par une personne qui s’estime lésée par nous (par exemple, pour notre défense si vous souhaitiez nous tenir pour responsables de prétendus défauts dans la fourniture de nos services). | Intérêt légitime |
5.2 Clients
Nous traitons également les données de nos clients aux fins suivantes :
| Finalité du traitement | Base juridique |
|---|---|
| Conclure, exécuter ou résilier le contrat avec vous en tant que client, y compris répondre à votre demande de devis ou à votre question sur le produit, demander toutes les informations pertinentes avant la fourniture (éventuelle) de nos services, respecter nos obligations précontractuelles, rédiger le contrat client, exécuter nos services d’inspection, gérer la relation client, la communication avec les employés d’ACA ASBL et la facturation, et encaisser des montants que vous nous devez à la suite de la prestation de nos services. |
Nécessité pour la rédaction ou l’exécution d’un contrat Intérêt légitime (pour les personnes de contact chez notre client qui ne sont pas concernées par l’accord) |
| Mettre à disposition notre webshop, où vous pouvez créer un compte lorsque vous passez une commande, afin de faciliter le service et la gestion de vos commandes. | Nécessité pour la rédaction ou l’exécution d’un contrat |
Améliorer notre service sur la base de votre feedback en tant que client actuel ou ancien client, publier éventuellement sur notre site web votre témoignage en tant que client sur nos services, et étudier votre intérêt pour des produits qui ne sont pas encore proposés en vue d’un éventuel élargissement de notre offre en tant qu’entreprise. Nous poursuivons ces objectifs en :
|
Intérêt légitime Consentement à la publication de votre témoignage sur notre site web ou nos profils de médias sociaux (accordé à la plateforme de médias sociaux concernée, le cas échéant) |
5.3 Partenaires commerciaux
Nous traitons également les données de nos partenaires commerciaux aux fins énumérées ci-dessous :
| Finalité du traitement | Base juridique |
|---|---|
| Conclure, exécuter ou résilier l’accord spécifique conclu avec vous en tant que partenaire commercial, en particulier les accords avec les fournisseurs ou tout autre accord de coopération, y compris la négociation d’une coopération potentielle, l’établissement de l’accord de coopération, la gestion de notre relation en tant que partenaires commerciaux, le paiement des montants que nous vous devons en tant que partenaire commercial, ou la facturation et le recouvrement des montants que vous nous devez à la suite de la coopération. |
Nécessité pour la rédaction ou l’exécution d’un contrat Intérêt légitime (pour les contacts de notre partenaire commercial qui ne sont pas parties à l’accord) |
|
Offrir des cadeaux d’entreprise à nos partenaires commerciaux à des occasions appropriées, dans le cadre de notre coopération existante. Vous avez le droit absolu de vous opposer à ce traitement, après quoi nous devons y mettre fin. |
Intérêt légitime |
|
Améliorer nos services sur la base de votre feedback sur notre coopération en tant que partenaire commercial actuel ou ancien, et solliciter votre avis sur des produits qui ne sont pas encore proposés, en vue d’élargir éventuellement notre offre en tant qu’entreprise. Nous poursuivons ces objectifs en :
|
Intérêt légitime |
5.4 Candidats à l’emploi
Nous traitons également les données de nos candidats à l’emploi aux fins suivantes :
| Finalité du traitement | Base juridique |
|---|---|
| Déterminer si l’ACA ASBL souhaite conclure un contrat de travail, de stage ou de coopération avec vous. | Nécessaire à la rédaction d’un contrat. |
| Conserver les données que vous nous avez fournies dans le cadre d’une candidature pendant deux ans au maximum, si vous avez un profil intéressant mais que nous n’avons pas pu vous faire d’offre dans un premier temps parce qu’il n’y avait pas de poste approprié disponible. Si un poste approprié se libère, nous utiliserons vos données pour vous recontacter et évaluer votre intérêt pour des discussions ultérieures. | Autorisation |
6. Avec qui partageons-nous vos données ?
Nous ne transmettons pas vos données à des tiers, sauf si c’est strictement nécessaire pour les objectifs susmentionnés, ou si nous sommes tenus de le faire par la loi.
Si nécessaire, nous faisons appel à des prestataires de services externes, appelés « sous-traitants », pour nous aider à atteindre nos objectifs opérationnels, tels que la gestion de notre site web et de nos systèmes informatiques. Le cas échéant, ces prestataires de services externes effectuent certaines opérations de traitement des données en notre nom. Nous ne partagerons vos données avec ces prestataires de services externes que dans la mesure nécessaire à la réalisation de l’objectif visé. Les données ne peuvent pas être utilisées par eux à d’autres fins. En outre, ces prestataires de services sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité de vos données par le biais d’un « accord de traitement » conclu avec ces parties.
Plus précisément, lorsque votre situation le justifie, nous partageons vos données avec les tiers suivants aux fins suivantes, ces tiers agissant dans certains cas en tant que sous-traitants pour notre compte :
| Catégorie potentielle de destinataires de vos données | Base juridique |
|---|---|
| Prestataires de services de paiement pour les données relatives au traitement de vos paiements à ACA ASBL en tant que client ou partenaire commercial, ou pour le traitement des paiements (de remboursement) par ACA ASBL à ces personnes, dans le but d’une gestion efficace de l’administration des paiements au sein de notre entreprise. |
Nécessité de conclure ou d’exécuter un accord, si vous êtes notre client (potentiel), notre partenaire commercial ou notre candidat à l’emploi. Intérêt justifié si aucun accord (direct) ne s’applique ou n’est envisagé entre nous, par exemple si vous n’êtes que notre personne de contact avec notre client ou partenaire commercial. Votre consentement le cas échéant, par exemple pour la publication de vos témoignages ou de vos articles sur notre site web. |
| Nos collaborateurs externes et nos partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs, les fabricants ou les sous-traitants engagés par nous, ou les clients qui nous engagent au nom d’une personne concernée (tels que les agents immobiliers, les notaires, les syndics), uniquement dans le but d’exécuter les services demandés. | |
| Les agences gouvernementales et les gestionnaires de réseau fournissant des plateformes en ligne sur lesquelles les données d’inspection nécessaires peuvent être enregistrées. | |
| Les sous-traitants qui nous assistent dans le domaine informatique pour faire fonctionner notre entreprise, dans le but de gérer efficacement les données numériques au sein de notre entreprise, y compris le stockage numérique de vos données, la facturation des services rendus, la gestion de notre calendrier, l’hébergement et la gestion de notre site web et de nos mailboxes | |
| Les organismes gouvernementaux, les autorités judiciaires et les professions réglementées tels que les comptables et les avocats, dans le but de respecter nos obligations légales en tant qu’entreprise et de défendre efficacement nos intérêts dans le cadre de tout litige juridique, pour ce qui est des données strictement nécessaires à cette fin. |
Obligation légale si le transfert est conforme à une obligation légale ou à une ordonnance gouvernementale. Intérêt justifié pour tout autre transfert. |
7. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées, comme indiqué ci-dessus.
Vis-à-vis de nos clients, il s’agit principalement de proposer nos services. En ce qui concerne nos partenaires commerciaux, il s’agit de gérer notre coopération.
À cet égard, nous conserverons vos données pendant une période raisonnable après votre dernière utilisation de nos services ou votre dernière commande, ou après la fin de notre coopération. Ceci nous permet de sauvegarder nos preuves en cas de litige, ou en réponse à d’éventuels défauts liés aux services fournis, compte tenu de notre responsabilité en cas de livraison défectueuse, de non-livraison ou de livraison tardive.
Vos données, qui peuvent figurer dans nos comptes en tant que client ou partenaire commercial dans une mesure limitée, seront conservées pendant 7 ans dans le cadre de nos obligations légales à cet égard.
En ce qui concerne les données que nous conservons à votre sujet en tant que candidat à l’emploi, nous nous engageons à les effacer dans un délai raisonnable si elles ne font pas l’objet d’une proposition de coopération dans un premier temps. Toutefois, si dans ce cas vous nous donnez votre consentement spécifique pour que nous conservions vos données afin de pouvoir vous recontacter ultérieurement, nous conserverons vos données pendant un maximum de 2 ans.
8. Où conservons-nous vos données et comment sont-elles protégées ?
Dans la mesure du possible, vos données sont conservées sur nos serveurs internes. Nous confions la gestion de notre site web à une partie spécialisée. Toutefois, vos données seront toujours stockées dans l’Espace économique européen (EEE).
Dans le cadre de nos activités en tant qu’entreprise, nous confions une partie de nos opérations de traitement à des tiers, comme le précise le point 5. Tous les prestataires de services externes agissent, le cas échéant, en notre nom en tant que sous-traitant des données.
Nous et nos sous-traitants avons pris les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées (mesures de précaution) afin de protéger vos données contre la perte ou toute forme de traitement illégal. Nous n’accordons l’accès aux données à nos propres employés et à des tiers que s’ils en ont besoin à des fins commerciales légitimes et pertinentes.
9. De qui recevons-nous vos données ?
Nous obtenons principalement vos données directement auprès de vous, à la suite des contacts que nous avons avec vous dans le but de prester nos services ou dans le cadre d’une (éventuelle) coopération. Toutefois, nous ne pouvons pas exclure d’obtenir certaines de vos données indirectement dans des circonstances spécifiques, à partir de sources publiques ou de tiers.
Si vous nous contactez en tant qu’entreprise, nous pouvons obtenir vos données auprès de sources publiques. Il est possible que nous consultions alors la Banque Carrefour des Entreprises (BCE), par exemple, pour vérifier votre commande ou votre proposition de coopération au nom d’une entreprise. Il est également possible que nous obtenions vos données par l’intermédiaire de votre entreprise, si l’entreprise dans laquelle vous travaillez est notre client ou notre partenaire commercial et que nous avons besoin de vos données dans ce contexte.
Pour les candidats à l’emploi, nous pouvons consulter votre profil sur des canaux de médias sociaux professionnels ou recevoir vos coordonnées d’une société d’intérim ou de recrutement lorsque vous postulez chez nous par ces moyens.
10. Quels sont vos droits ?
Vous disposez de plusieurs droits concernant les données que nous traitons à votre sujet. Si vous souhaitez exercer l’un des droits énoncés ci-dessous, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans le premier point de la présente Déclaration de confidentialité.
10.1 Droit d’accès et de copie
Vous avez le droit d’accéder à vos données et d’en obtenir une copie. Ce droit comprend également la possibilité de demander des informations supplémentaires sur le traitement de vos données, y compris sur les catégories de données que nous traitons à votre sujet et à quelles fins.
10.2 Droit d’adaptation ou de rectification
Vous avez le droit de faire rectifier vos données si vous estimez qu’elles sont incorrectes.
10.3 Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)
Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données dans un délai raisonnable. Toutefois, nous ne serons pas toujours en mesure de répondre à une telle demande, notamment lorsque nous avons encore besoin des données dans le cadre d’un contrat en cours, ou lorsque la conservation de données spécifiques pendant une certaine période est exigée par la loi.
10.4 Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données. Dans ce cas, le traitement est temporairement interrompu jusqu’à ce que, par exemple, l’on soit certain de son exactitude.
10.5 Droit au retrait de son consentement
Si le traitement est fondé sur votre consentement (voir ci-dessus les points 5 et 6), vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en nous contactant.
10.6 Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données sur la base de nos intérêts légitimes. Ce droit doit être fondé sur des raisons spécifiques à votre situation. Dans ce cas, nous devons cesser le traitement, à moins que nous ne fournissions des motifs légitimes impérieux de poursuivre le traitement.
Toutefois, vous pouvez toujours vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct, après quoi nous sommes obligés de cesser le traitement à ces fins.
10.7 Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit d’obtenir, sous forme électronique, vos données que vous nous avez vous-même fournies avec votre consentement ou pour l’exécution d’un contrat. De cette manière, elles peuvent être facilement transférées à une autre organisation. Vous avez également le droit de nous demander de transférer directement vos données à une autre organisation, si cela est techniquement possible.
10.8 Droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle
Si vous estimez que nous traitons vos données de manière incorrecte, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle de la protection des données. Vous pouvez le faire auprès de l’autorité de contrôle de l’État membre de l’EEE où vous résidez normalement, où vous avez votre lieu de travail ou où la violation présumée s’est produite. Étant donné que nous exerçons nos activités principalement en Belgique et à partir de ce pays, nous renvoyons ci-dessous aux coordonnées de l’autorité belge de protection des données.
Autorité belge de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
Pour de plus amples informations et les coordonnées de l’autorité de contrôle de chaque État membre de l’EEE, veuillez vous référer à cette page du site web du Comité européen de la protection des données, qui contient toutes les coordonnées pertinentes. En outre, vous pouvez toujours vous adresser au tribunal civil compétent pour introduire une demande d’indemnisation.
11. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?
Vous pouvez facilement exercer les droits énumérés au point 7.10 en nous contactant aux coordonnées indiquées au point 7.1 de la présente Déclaration de confidentialité..
Lorsque vous faites une demande d’exercice de vos droits, si nous avons des doutes sur votre identité, nous vous demanderons de la vérifier. Dans ce cas, nous vous demanderons de fournir des documents permettant de vous identifier au-delà de tout doute raisonnable, comme une copie du recto de votre carte d’identité. Nous procédons ainsi pour éviter que vos données ne tombent entre de mauvaises mains. Il suffit que votre nom et votre date de naissance soient clairement lisibles sur cette copie. Vous pouvez alors supprimer les autres données.
L’exercice de vos droits est en principe gratuit. Toutefois, si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables au regard des coûts administratifs que nous avons supportés. Dans le même cas, nous pouvons toutefois choisir de ne pas donner suite à votre demande. Le cas échéant, vous serez informé des raisons de cette décision.
En tout état de cause, nous vous informerons toujours de la suite donnée à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. En cas de demandes complexes ou fréquentes, ce délai peut être étendu à 3 mois. Dans ce dernier cas, vous serez informé de la prolongation du délai de réponse.
12. Changements
Nous nous réservons le droit de modifier la présente Déclaration de confidentialité. La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web. La date de la dernière modification de la présente Déclaration de confidentialité figure en haut de cette page. En cas de modification substantielle de la Déclaration de confidentialité, nous informerons directement les personnes concernées par cette modification, dans la mesure du possible.
Rev. 03 – Date de publication 05/09/2024